Mindenkinek van egy pozíciója és egy munkaköri leírása – de ez vajon elég ahhoz, hogy tényleg tudja a szerepét?
Korábbi blogposztjainkban két olyan tényezőről és meséltünk nektek, amelyek munkahelyi konfliktusokhoz vezethetnek. A törzsi háborúkon és a munkaértékrendhez kapcsolódó különbségeken túl azonban létezik még egy olyan konfliktusforrás, amely egy kis odafigyeléssel, és egyetlen meetingnyi ráfordítással kiaknázható lenne.
A probléma megoldásához tartozó kérdés végtelenül egyszerű: mik a feladataid? Mert hiába a munkaköri leírás, ez csak egy általános képet ad arról, hogy milyen jellegű munkát kell elvégezned. Arról azonban mindig az adott projekt dönt, hogy ezen belül pontosan mit kell tenned. A munkaköri leírás például tartalmazza, hogy részt veszel a vállalat kommunikációs stratégiájának kidolgozásában, de az, hogy ez tulajdonképpen mit jelent, csak akkor fog kiderülni, ha nekiláttok egy kampánynak.
Sok esetben azonban egy fontos mozzanat elmarad: a szerepkörök átbeszélése, hogy minden kolléga minden projekt kapcsán pontos információt kapjon arról, hogy melyek azok a feladatok, amik hozzá tartoznak, és ezen belül mik azok, amikről egyeztetnie kell vagy összedolgozni másokkal, és mikben hozhat önállóan döntéseket. Pillanatok alatt konfliktushoz vezethet, ha egy kolléga úgy gondolja, hogy mindenbe bele kell folynia, és olyan témákba is beleszól, ami abszolút nem az ő kompetenciája. De ugyanígy problémás lehet, ha valakinek úgy osztanak ki egy feladatot, hogy annak elvégzésére nála sokkal alkalmasabb munkatárs is lenne.
A saját csapatunkban is tapasztaltuk, mennyire megkönnyíti a munkavégzést, ha rászánunk egy megbeszélést arra, hogy tisztázzuk ezeket a kérdéseket. Így senki sem szaladgál fej nélküli csirkeként, hogy mit tegyen vagy kit keressen, ha probléma üti fel a fejét, és a munkamenetek is sokkal gördülékenyebbek így, hogy mindannyian tudjuk, mikor, kinek és mit kell küldeni véleményezésre, kivel tudunk brainstormingolni adott témákban, és mely feladatokban hozhatunk önállóan döntéseket anélkül, hogy egyeztetnünk kellene róla bárkivel is.
A folyamat pedig amilyen egyszerű és gyors, annyira hatékony.
- A csapat minden tagja tételesen írja le, hogy milyen feladatai vannak. A jelentéktelennek tűnő rutinfeladatokat se hagyjátok ki a listából – szó szerint mindent írjatok le. Egy külön listába pedig vezessétek be azokat a teendőket, projekteket, témákat, amik iránt érdeklődnétek vagy úgy érzitek, hogy kompetensek vagytok benne és szívesen csinálnátok, de jelenleg nem ti feleltek érte.
- Ezután csoportosítsátok az egyes feladatokat aszerint, hogy melyekben vagytok döntéshozók (vagy melyekben érzitek úgy, hogy annak kellene lennetek, de jelenleg egyeztetnetek kell másokkal is) és melyekben dolgoztok össze másokkal (ezeket érdemes név szerint csoportosítva szortírozni).
- Egy közös meeting keretében a csapat tagjai vessék össze a csoportosított listákat, és készítsetek egy nagy közös listát, amelyben minden feladat szerepel és hozzá van rendelve ahhoz vagy azokhoz a kollégákhoz, akiknek a felelőssége.
- Beszéljetek arról is, kinek lenne kedve átvenni feladatokat, ki szeretne szabadulni valamitől, vagy vannak-e gazdátlan feladatok, amiknek kell egy felelős. Közösen döntsetek ezek sorsáról, egy aranyszabály betartásával: a mindenki által gyűlölt feladatokat sose egy kollégára nyomjátok rá, hanem közösen, mindannyian vegyétek ki belőle a részeteket – például váltásban, minden héten más csinálja meg.
A szerepkörök tisztázása meglepően hamar megoldhatja azokat a konfliktusokat, amelyek a „nem tudom, kinek a feladata” problémakörből származnak. Nem lesznek fontoskodó kollégák, akik mindenbe beleszólnak, nem lesznek gazdátlan feladatok, amik elvesznek a süllyesztőben, és eltűnnek az egyeztetés hiányából fakadó sértődések is. Mindenki pontosan tudja, mit kell tennie, és nem kell azon stresszelnie, hogy vajon jó döntést hozott-e, megfelelő embernek küldte-e azt az e-mailt, vagy szükséges lett-e volna még egy jóváhagyás, mielőtt rábólintott valamire.
Ehhez a fokú gördülékenységhez és szakmai szabadsághoz azonban mindenkinek vállalnia kell a saját munkájáért a felelősséget. Ha elakadunk, vagy valamit nem tudunk egyedül megoldani, nem szégyen segítséget kérni a kompetens kollégáktól. Ha közösen átbeszélitek egy projekt kapcsán, ki mivel foglalkozik, neked is egyszerűbb rögtön azt felkeresni a problémáddal, aki biztosan szívesen, gyorsan és szakmailag jó megoldással fog előrukkolni.
