A fél világ otthonról dolgozik, az információcsere nagy része pedig e-mailben zajlik. Írásban azonban könnyen belesétálhatunk olyan kommunikációs csapdákba, amelyek feszültséghez vezethetnek a csapaton belül.

Az írásban történő kommunikáció még a magánéletben sem mindig könnyű; egy ártatlannak szánt üzenetből is pillanatok alatt patália kerekedhet, ha a címzett félreérti. A munkában is nagyon fontos tehát, hogy odafigyeljünk arra, mit, hogyan és milyen csatornán keresztül kommunikálunk. Sokunk számára jelent kihívást a home office, nincs szükség olyan további stresszforrásokra, amiket könnyedén elkerülhetünk.

Itt vagyok, nem vagyok itt, rögtön jövök, ebédelek…

Az irodában csak körbe néztél, és azonnal láttad, hogy a kollégád a helyén van-e vagy sem. Home office-ban azonban ez nem működik. Éppen ezért nem butaság jelezni a többieknek, hogy elszaladsz ebédelni vagy aznapra befejezted a munkát – csakhogy nem e-mailben! Nagyon bosszantó tud lenni, amikor belépve a levelezésedbe azzal szembesülsz, hogy ötven olvasatlan üzeneted van – aztán kiderül, hogy a fele csak beköszönő meg hogy vagy. Félreértés ne essék, a jó munkakapcsolathoz nélkülözhetetlen a kötetlen csevegés is, de erre érdemes inkább chat platformot választani: Facebook, Skype vagy a munkahelyi levelezőprogram saját chatje. Ezek használatával is tudni fogjátok, ki van gépnél és ki nincs, de nem lesz egy rakás valójában spam e-mail, amik ezeket taglalják.

Re:Re:Fwd:Re: Mi van?

A soha véget nem érő e-mail láncokban könnyen elveszhet az információ, ráadásul elég zavaró, ha már annyira hosszú a levél tárgya, hogy csak megnyitást követően látod, miről is szól – már ha egyáltalán még mindig ugyanazt a témát boncolgatják az újabb és újabb üzenetek küldői, amiről eredetileg elindult a beszélgetés. A félreértések és a fontos infók elvesztésének elkerülése érdekében érdemes folyamatosan új tárgyat megadni a leveleknek aszerint, hogy éppen mit tartalmaz az adott üzenet. Így ha valamit vissza kell keresned, percek alatt megtalálod, és nem kell egy akár többszáz válaszos levélfolyamban fél órát keresgélned. Egy egyszerű projekt példáján keresztül szemléltetve tehát valahogy így kellene, hogy kinézzen a dolog:

Ahogy korábbi levelemben írtam…

Mindannyiunk számára stresszes ez az időszak, nincs szükség passzív-agresszív viselkedésre, bujtatott beszólásokra – főleg a munkacsapaton belül! Ha valaki kérdez valamit, válaszolj kedvesen, és ha te kérsz valamit is alázattal, a csapatod iránti bizalommal tedd. A kollégáknak érezniük kell, hogy számíthatnak egymásra, és még ha néha bénáznak is, akkor is szeretet és nem beszólogatás veszi őket körül. Hidd el, sokkal jobbat tesz a te lelkednek is, ha kedvesen fogalmazol; ez most nem az irónia és a szarkazmus ideje.

Ok, ??? és egyéb csúnyaságok

Bizonyára nem csak minket bosszant, ha elküldünk egy csodásan megkomponált e-mailt, amire mindössze egy „ok” érkezik válaszként, vagy elküldünk egy bonyolult csatolmányt, amire három kérdőjelnél többet nem képes reagálni a címzett. De ugyanígy kapni sem túl felüdítő egy olyan anyagot, amihez annyi a komment, hogy „küldöm”. Nagyon fontos a tiszta és kedves kommunikáció – még akkor is, ha az ember nem ér rá, és gyorsaság címszó alatt megfeledkezik az etikett alapszabályairól. Köszönöm, kérem, szívesen – használd ezeket bátran. Plusz egy fél mondat leírása nem vesz el annyi időt az életedből, hogy emiatt csússz el egy határidővel.